Jak działać, kiedy mamy NAWAŁ PRACY?

Pytanie zawarte w tytule, jest pytaniem, które zadawaliśmy sobie nie raz podczas naszej „kariery”. W świecie MP FLOW na podstawie wielu prób i błędów, możemy powiedzieć, że wypracowaliśmy już kilka sposobów na radzenie sobie z podobnymi sytuacjami. Dzisiaj mamy dla Was 3 sposoby, które pomagają nam w sytuacjach nawału pracy.

Po pierwsze: działanie. 

Ważne jest sensowne działanie. Działanie po kolei a nie na „hura”! Robienie wszystkiego od razu, powoduje to, że nasz plan zaczyna się rozsypywać, a tym samym, nasza efektywność spada. Tutaj przyda się metoda konstruowania checklisty. Zapisujemy na niej przejrzyście każde zadanie. 

Checklista: Uwaga! Zadania nie mogą być zbyt skomplikowane i zawiłe. Jeżeli masz do wysłania 5 maili, to nie zapisujemy „napisać maile”, tylko każdy odrębnie umieszczam na liście. Dzięki takiemu działaniu, możemy po każdym wysłaniu, jeden element z niej już skreślić. To dobrze wpływa na nasze samopoczucie podczas pracy i morale :). Widać od razu małe efekty, zbliżające nas do końca głównego zadania. 

Po drugie: planowanie.

Drugą istotną kwestią jest planowanie

Planowanie przy pomocy „buforowania” planu pracy. Przez słowo „bufor” mamy na myśli zasadę 60/40. Planujemy w kalendarzu 60% swojego czasu a pozostałe 40%, zapełniamy codziennymi obowiązkami. W sytuacji dużej ilości projektów, proponujemy zasadę 50/50. Planujemy tydzień od ogółu do szczegółu np. za pomocą rozbudowanej checklisty i zapisywania zadań, z których będziemy się w danym tygodniu rozliczać. Planowane zadania rozkładamy na małe kroki, tym samym uwzględniamy to, że nie będą one realizowane od razu. 

Planowanie: Uwaga! Uważajmy przed idealizowaniem swoich celów. Często jest tak, że planując np. napisanie wpisu blogowego na czwartek, wychodzimy z założenia, że we czwartek już się ten wpis pojawi. Nie jest to takie łatwe. Wszystko ma swój proces i warto ten proces u siebie nazwać, sprawdzić jakie kroki musimy wykonać, aby przybliżyć się do celu. 

Możemy zaczerpnąć wiedzę z metodologii Kaizen -metody małych kroków. 

W MP FLOW proces, który finalnie jest blogowym wpisem, prowadzi przez: 

➣zaplanowanie kawy na Instagramie 

➣ spotkanie się na tej kawie 

➣ porozmawianie z Wami 

➣ spisanie tego 

➣ zrobienie z tego podcastu 

➣ sprawdzenie 

➣ wysłanie do korekty 

➣ obrobienie tego graficznie 

➣ wrzucenie gotowego tekstu na stronę. 

W planowaniu musimy uwzględnić wszystkie małe kroki, które muszą się zadziać, aby dane zadanie zostało zrealizowane. Jest dużo nazw tej techniki np. „Jak zjeść słonia?”. My nazywamy to „procesowaniem” danego zadania. Najważniejsze jest to, żeby ten proces znać i poprawnie go używać. 

Po trzecie: delegowanie.

Bardzo przydatna umiejętność w sytuacjach, w których mamy ogrom pracy. Kiedy mamy już wszystko zaplanowane, znamy proces, który krok po kroku musimy wykonać aby dojść do celu, nadchodzi czas na oddelegowanie poszczególnych zadań do osób, które dobrze się na tym znają. Pamiętajmy przy tym, aby nasze polecenia były komunikowane w jasny i czytelny sposób. Każdy z nas zna się na czymś innym i do każdego trzeba dostosować jasny komunikat. Jeśli rozmawiamy np. z grafikiem, nie przekażemy mu zadań, które przed chwilą powierzyliśmy informatykowi. Kompetencje wymagają różnych zadań i odpowiedniego komunikatu. Należy pamiętać o tym, że nie jesteśmy tacy sami, a co za tym idzie, komunikacja powinna być odpowiednio dopasowana do zdolności poznawczych osoby delegowanej. 

Tak więc działajmy, planujmy i delegujemy! Jeżeli potrzebujecie wsparcia, piszcie, jesteśmy dla Was!


jak zacząć prowadzić media społecznościowe

Michalina Patucha

– CEO, psycholog, trener biznesu

Strategię działania i planowanie ma we krwi.  Specjalizuje się w dziedzinie wizerunku, przywództwa i efektywnej komunikacji.

 

Zostaw komentarz