Jak przestać się złościć na klientów?

klienci

Jeśli prowadzisz działalność usługową, prawdopodobnie nieobca Ci jest sytuacja, kiedy klienci w ostatniej chwili odwołują wizytę albo zupełnie bez słowa po prostu się nie zjawiają. Domyślamy się, jak bardzo frustrująca jest to sytuacja, przecież zarezerwowałeś/zarezerwowałaś dla tej osoby czas w swoim wypełnionym po brzegi kalendarzu. Co zrobić, żeby z maksymalną empatią podejść do klientów i różnych sytuacji życiowych, dbając jednocześnie o swój czas i wykonywaną pracę? Podpowiemy Ci dzisiaj kilka sposobów.

Regulamin świadczenia usług

Absolutna podstawa usystematyzowania Twoich relacji z klientami. Jest to zbiór zasad, który Ty i Twoi klienci decydujecie się przestrzegać w momencie, kiedy umawiacie się na wykonanie usługi. Wpisz tam podstawowe rzeczy, takie jak zasady przetwarzania danych osobowych czy sposób funkcjonowania Twojego salonu czy gabinetu. Oprócz tego warto umieścić konkretne warunki wykonania usługi, to znaczy kiedy jest wykonywana, czy i jak długo obowiązuje czas reklamacji. Opisz także swoje zobowiązania wobec klienta, co musisz mu zagwarantować w wykonywanej usłudze.

Regulamin odwoływania i przekładania wizyt

To tu powinny się znaleźć informacje, co w sytuacji, kiedy klient odwoła wizytę, ale również co się dzieje, kiedy Ty jesteś zmuszony/zmuszona odwołać spotkanie z klientem. Doprecyzuj, czy dążycie do zmiany terminu, czy należy wpłacić zadatek. Co się z nim dzieje, w momencie rezygnacji z wizyty? Dobrym pomysłem jest też wysłanie klientowi maila czy innej wiadomości ze zbiorem najważniejszych rzeczy, które powinien wiedzieć przed pierwszą wizytą. Zakontraktuj sobie sposób, w jaki będziecie współpracować.

Automatyzacja zapisu

Najpopularniejszym sposobem automatyzacji zapisu jest używanie aplikacji rezerwacyjnych. Umożliwiają one rezerwację terminu i w przejrzysty sposób pokazują Twoją dostępność. Oprócz tego świetnym rozwiązaniem dostępnym w tego typu aplikacjach jest możliwość pobierania przedpłaty. Klient, w momencie rezerwacji wizyty, musi opłacić usługę i zatwierdzić regulamin.

Sprawnie działająca recepcja

Dobrze działająca recepcja jest synonimem wysokiej jakości usług. Profesjonalna osoba, która rozmawia z klientem i koordynuje kalendarz, jest na wagę złota. Im sprawniej potrafi planować, im lepiej odnajduje się w sytuacjach kryzysowych, gdzie coś szybko trzeba zmienić, tym lepiej wpływa to na relacje z klientami. Klienci lubią być obsłużeni dobrze, miło, sprawnie. Mają wtedy poczucie, że spotykają się z indywidualnym podejściem i ich potrzeby są wysłuchane i zaspokojone. Warto inwestować i szkolić obsługę recepcji. Szczególnie pod kątem komunikacji z gościem.

W momencie, kiedy czujesz złość i frustrację z powodu klientów, którzy nie przychodzą bądź odwołują wizyty w ostatniej chwili, szczególnie ważne jest, żeby zadbać o relacje z nimi. Nie do przecenienia jest także regulamin. Kiedy wydarza się taka sytuacja, masz już gotowe rozwiązanie, nie musisz za każdym razem osobno zastanawiać się, co zrobić. A oprócz tego klient ma jasność, jak zostanie w danej sytuacji potraktowany.

 

Jeśli zainteresował Cię ten temat, zapraszamy też do obejrzenia filmu na naszym kanale na YouTube

Zostaw komentarz