fbpx

Porządki w firmowej komunikacji. Od czego zacząć?

MP FLOW - strategia i komunikacja

Porządki w firmowej komunikacji – od czego je zacząć? Dziś podzielimy się naszym doświadczeniem i wiedzą w tym obszarze. 

Ale zanim to zrobimy.. zacznijmy od najważniejszej rzeczy, która ma na celu oszczędzić Wasz czas. 

Jeśli myślicie, że wystarczy, posłuchać o czymś, przeczytać “mądry artykuł” i to wystarczy…  nie czytajcie dalej. 

Dlaczego? Ponieważ znamy wiele takich przypadków (my należymy pewnie do sporej części, zwłaszcza kiedyś, kiedy byliśmy na początku tej pięknej drogi “organizacji życia w firmie”), że lubimy poznawać nowe narzędzia, szukać inspiracji, lubimy śledzić naszych mentorów… I na tym nasze zaangażowanie się kończy. Dzięki temu wiemy wiele, ale nasza firma się nie rozwija. 

Więc… jeśli chcesz czytać ten artykuł do końca – zdecyduj teraz. Znajdziesz w nim JEDNĄ RZECZ, którą już dziś zaczniesz wdrażać w swoje działania. 

Umowa stoi?

Jeśli w trakcie czytania stwierdzisz, że dana metoda może pomóc Wam usprawnić Waszą pracę i jest zgodna z Tobą – zacznij ją testować. I zamiast zniechęcać się po pierwszym dniu, odkładać ją na bok – sprawdzaj, co możesz z niej wziąć dla siebie, jak dopasować ją do swoich nawyków. Z czego zrezygnować? Co zmienić? 

To, co jest ważne w procesie optymalizacji, to wdrażanie, testowanie i pozwalanie sobie na popełnianie błędów – ważne, żeby ich nie powtarzać, tylko WYCIĄGAĆ LEKCJĘ i coś zmieniać!

Zaczynamy!

Porządki w firmowej komunikacji – Z życia MP FLOW.

Jesteśmy firmą, która zajmuje się szeroko pojętą komunikacją. Na co dzień obsługujemy różne kanały komunikacji. Są to kanały naszej firmy i oczywiście kanały klientów – od mediów społecznościowych (Facebook, Instagram, TikTok) po strony internetowe, wizytówki Google, budujemy identyfikację wizualną, projektujemy, realizujemy… jest tego sporo.

Specyfika naszej pracy polega na tym, że dużo się dzieje. I zadania też są różne.  Mamy wielokanałową komunikację – od naszej wewnętrznej, dość złożonej komunikacji w firmie.  Mamy rozmowy z klientami, spotkania, szkolenia, które odbywają się na wielu platformach, zdalnie, w firmach klientów.. Jest tego bardzo dużo. Nie wyobrażamy sobie sytuacji, że w naszej firmie nie ma uporządkowanej komunikacji i danych. 

Jak dbamy o porządek w firmowej komunikacji?

Przede wszystkim – mamy ujednolicone nazewnictwo plików, maili, jasno określone zadania. Wiemy, kto zajmuje się czym i jaki ma zakres obowiązków. 

Wiele informacji przesyłamy “w chmurze”. Dzięki temu oszczędzamy czas na przesyłanie maili. Mamy pewne standardy komunikacji, które pozwalają nam na szybką pracę.

Jakich narzędzi używamy do porządkowania informacji?

  • zwyczajny formularz typu “EXCEL” na dysku Google – służy zarówno nam wewnątrz – tworzymy w nim projektowe checklisty, monitorujemy statusy projektów, delegujemy zadania.
  • plik tekstowy w chmurze – dzięki takim plikom możemy wspólnie pracować nad jakimś zadaniem tekstem, strategią klienta, wymieniać się pomysłami, zapisywać koncepcje, które są ważne a bywają ulotne (taki plik mamy dostępny nawet z poziomu telefonu).
  • sygnatury projektów – to nasze ulubione porządkujące narzędzie. Jak budujemy “sygnaturę”? Każdy klient, czy projekt, który jest u nas “na tapecie” otrzymuje swój unikalny kod. Posługujemy się nim wysyłając maile między sobą, czy przygotowując zestawy plików. Dzięki temu jesteśmy zarówno w chmurze jak i w korespondencji mailowej w stanie bardzo szybko odnaleźć wszystkie pliki i wiadomości dotyczące danego projektu.
  • porządek w skrzynce mailowej – tu napiszemy bardzo skrótowo. Od zawsze trzymamy się zasady, że w skrzynce “wiadomości przychodzące” są rzeczy “do zrobienia”. Te “zrobione” wędrują od razu po zakończeniu zadania do odpowiedniego folderu. 

Porządki w firmowej komunikacji – od czego zacząć?

Zachęcamy Was do przyjrzenia się Waszym najczęściej przesyłanym informacjom, temu, jak wyglądają Wasze spotkania z klientami, spotkania wewnętrzne w firmie. 

Zastanówcie się, z których kanałów korzystacie w procesie komunikacji? Czy gdzieś w jakiś miejscach pojawia się jakaś powtarzalność

Może z kimś częściej się kontaktujecie? Może z kimś często wymieniacie podobne informacje i coś Wam tam „umyka”.  Co można zrobić, żeby nie wysyłać do siebie cały czas tych samych informacji? Być może wrzucić to w „chmurę”? Albo znaleźć inny sposób, który będzie w stanie faktycznie usprawnić Waszą pracę. 

Małe kroki, regularność  i porządek są kluczem do sukcesu…

Jeśli potrzebujecie zewnętrznej pomocy, która pomoże Wam nie tylko poznać odpowiednie narzędzia ale i wdrożyć dopasowane procesy usprawniające komunikację – wiecie, gdzie nas znaleźć!


jak zacząć prowadzić media społecznościowe

Michalina Patucha

– CEO, psycholog, trener biznesu

Strategię działania i planowanie ma we krwi.  Specjalizuje się w dziedzinie wizerunku, przywództwa i efektywnej komunikacji.

 

 

1 Komentarz

Zostaw komentarz