fbpx

Twoja efektywność w firmie – jak zarządzać sobą w czasie?

Na jednej z cyklicznych INSTA-KAWEK, które odbywały się od marca do września 2020r. (ich zapis znajdziecie na naszym Insta-TV) rozmawialiśmy o tym, jak podnieść osobistą efektywność w firmie. 

Zatem… nie owijając w bawełnę, przechodzimy do konkretów i dziś dzielimy się kilkoma zasadami, które funkcjonują w naszej codziennej pracy i wpływają na efektywność w firmie. 

Jeśli chcecie przyjrzeć się szerzej możliwościom usprawnienia swojej pracy – sprawdźcie nasz poprzedni wpis, w którym pisaliśmy od czego zacząć porządki w firmowej komunikacji.

Na początek ustalmy jedno. Jeśli chcecie coś rzeczywiście zmienić w Waszym zarządzaniu, zachęcamy do tego, żeby wybrać chociaż jedną rzecz z poniżej wymienionych i ją po prostu wdrożyć w życie. Testujcie i nie dajcie się zrazić po pierwszym dniu. To, co jest ważne w optymalizacji, to wdrażanie, testowanie i pozwalanie sobie na budowanie własnej opinii na temat metody, czy narzędzia wynikającej z doświadczenia (a nie wyobrażenia na jego temat :)). 

Efektywność w firmie. Zarządzanie sobą w czasie – krótkie case study MP FLOW

Specyfika naszej pracy w MP FLOW polega na tym, że z reguły dużo się dzieje. Mamy wielokanałową komunikację z naszymi klientami, a są to np. spotkania, wideokonferencje, rozmowy na Messengerze/WhatsAppie, na Skypie. Jest tego bardzo dużo i nie wyobrażamy sobie sytuacji, że w naszej firmie nie mamy uporządkowanej komunikacji i danych. Jak to rozumieć? Na początek odpowiedzmy sobie na takie pytania:

    • W jaki sposób nazywamy pliki i maile?
    • Jak obecnie wygląda nasza struktura przetwarzania danych?
    • Kto przetwarza które dane?
    • Jakie informacje można uzyskać od poszczególnych osób w firmie?
    • Jakimi ścieżkami się najczęściej komunikujemy? 

W MP FLOW okazało się, że najlepszym sposobem porozumiewania jest „chmura”. Tworzenie wirtualnych formularzy, gromadzenia zdjęć, innych materiałów i różnych rzeczy, które są dostępne razem dla kilku osób. W mailach często ginęły informację, a dzięki temu, że wrzuciliśmy wszystko do „chmury”, nic nam nie umyka. Dodatkowo praca z „chmurą” jest o tyle wygodna, że nie tylko z poziomu komputera mamy dostęp do danych, ale również z poziomu smartfona. To właśnie dzięki temu drugiemu narzędziu, postępująca cyfryzacja, wymusiła na nas zmianę i „chmurowe” podejście do przetwarzania danych. Taka postawa względem tego tematu, wymaga od nas ustalenia między sobą, sposób przetwarzania danych, porządkowania ich oraz określenia dostępu do poszczególnych elementów.

Efektywność w firmie vs. trudne słowo “sygnatura”. Czyli: dlaczego odpowiednie nazewnictwo plików/maili jest istotne?

Sygnatury są bardzo ważne i pomocne w procesie podnoszenia efektywności w firmie. Usprawniają wyszukiwanie pożądanych danych. W momencie, w którym zostały u nas ustalone, zyskaliśmy mocno logiczną chronologie w numerowaniu informacji, maili, projektów czy też nazw klientów. Przetwarzamy dużo zdjęć i tekstów, i nie możemy w tym wszystkim się pogubić, dlatego tak istotnym jest sprawne porządkowanie i czytelny sposób kodowania danych. Jeśli za jakiś czas, będziemy chcieli odnaleźć mail od któregoś klienta, to zrobimy to o wiele łatwiej i szybciej wpisując jego indywidualny kod (coś co go określa i jest dla nas, wewnątrz firmy zrozumiałe).

Porządkowanie kanałów komunikacji: Jakimi kanałami najczęściej przesyłają informacje między sobą? 

Zastanówcie się, którymi kanałami co przesyłacie, i czy gdzieś pojawia się jakaś powtarzalność. Może z kimś częściej się kontaktujecie? Może z kimś często wymieniacie podobne informacje i coś Wam tam „umyka”.  Co można zrobić, żeby nie wysyłać do siebie ciągle tych samych informacji? Być może warto wrzucić to w „chmurę”? Jeśli potrzebujecie znaleźć coś co było np. pół roku temu, może warto wprowadzić takie sygnatury, aby każdy mail czy też plik miał w sobie informację, która go przyłącza do danego projektu.

Małe kroki, regularne działania i porządek są kluczem do sukcesu.

Jeżeli chcę podnieść efektywność w firmie, decyduję się na to i działam. Działanie zaczynam od zrobienia porządku choćby w swoim kalendarzu. Uporządkowanie spotkań i wydzielenie na nie odpowiedniej ilości czasu, może zaowocować brakiem pośpiechu w ciągu dnia, i tym samym większą wydajnością pracy. Dodatkowo realizowanie zamierzonych zadań, motywuje do dalszej pracy. Wprowadzajcie systematyczność, nam bardzo pomogła. 🙂

Efektywne planowanie.

Planowanie, aby „przerzucać”, jak najwięcej naglących rzeczy, żeby jak najmniej było spraw na „już”, a jak najwięcej tych zaplanowanych. Tutaj odsyłam Was do Macierzy Eisenhowera. To, czego się z niej nauczyliśmy to umiejętne planowanie  – czyli realizowanie spraw ważnych ale nie pilnych! 

W codziennych działaniach naprawdę nie musimy robić wszystkiego “na już”. Niektóre rzeczy możemy zaplanować i zrobić później i wcale nie jest to odwlekaniem zadań, a racjonalnym podejściem do planowania! Ważnym jest również, zaplanowanie czasu bez naglących spraw tak, aby można było usiąść w biurze i zająć się tym, co wspiera rozwój naszej firmy.  

Planowanie pomaga zapobiec sytuacji, w której mamy spotkanie za spotkaniem i nie starcza już czasu na sprawy biurowe. Czasami warto zrobić dzień przerwy od spotkań, aby zająć się kontaktem z pracownikami, telefonem do klientów, sporządzeniem ofert, czy udziałem w szkoleniu. Pamiętajcie: planowanie to nie odwlekanie. To myślenie do przodu. Czasem mówi się o zasadzie buforowania 60:40 (czyli planuj 60% swojego czasu, resztę zostawiaj “wolną”) My stosujemy bufor 50:50. Czyli planujemy tylko 50% swojego czasu, bo wiemy, że w życiu naszej firmy wiele się dzieje.  

Zasada 2 minutreduktorem „górki”

Jeśli coś nie zajmuje nam więcej niż 2 min, to robimy to od razu. Takich zadań wcale nie jest dużo, jednak działanie w ten sposób bardzo usprawnia pracę. Ktoś pisze do nas maila z krótkim pytaniem? Odsyłam odpowiedź od razu.  Bez tej zasady sprawy po prostu piętrzą aż w końcu zyskują miano “pożaru”. Z czasem jest ich tyle, że trudno się z nich wydostać. Oczywiście to nie jest tak, że trzeba to zrobić od razu. Możemy ustalić wewnętrzny deadline np. 10 min i jest to pomocne w momencie gdy pracujemy nad czymś, np. piszemy tekst na bloga, a tu w trakcie pracy przychodzi mail. Żeby nie wybijać się z rytmu pisania, możemy na chwilę zignorować fakt wiadomości, i spokojnie dokończyć zadanie, w tyle głowy mając, że za chwilę zajmiemy się pocztą. Grunt żeby czas ignorowania nie przekroczył  tego wewnętrznie ustalonego – tu 10 minut.

Checklista, czy robisz ją dobrze?

Często podczas szkoleń z efektywności osobistej, gdy tylko zaczyna mówić o checkliście, to podnoszą się głosy, że przecież stosujecie ją, szkoda tracić na ten temat czas i w zasadzie ta metoda jest nieefektywna. Zwykle drążę dalej i okazuje się, że faktycznie jest ona nieefektywna, a to z powodu zbyt ogólnego zapisu haseł takich jak: „zająć się tym…”, „zrobić to…” itd. Wręcz notorycznym jest stawianie sobie zadań, które wymagają trzydziestu kroków i założenia, że są one do zrealizowania np. już jutro. Może to skutecznie “rozłożyć” cały harmonogram, ponieważ nie jesteśmy w stanie odhaczyć takiego zadania jako „zrobione”. A stąd prosta droga do prokrastynacji czyli odwlekania zadań z powodu braku motywacji. 

Kluczem do uniknięcia takiego problemu jest rozbicie zadania na poszczególne, drobne kroki np. „napisz maila”, „przeszukaj jeden obszar”, „wybierz zdjęcie” itp. 

Jakie z tego płyną korzyści?

  1. Mobilizacja – widzę, ile pracy wykonałam i mobilizuje mnie to do dalszego działania.
  2. Wykreślanie – projekty idą do przodu, małe zadania generują widoczny postęp w dużych projektach.
  3. Lżejsza głowa – przelewam zadania na papier i tym samy nie „wiszą mi z tyłu głowy” i nie muszę o nich pamiętać, bo zawsze mogę wrócić do checklisty.

BEZWZGLĘDNE DELEGOWANIE.

Jeżeli coś nie wymaga naszej obecności, to bezwzględnie delegujemy!

Dlaczego delegowanie jest tak ważne dla efektywności w firmie?

Dlatego, że bez względu na to, jak się z delegowaniem będziemy czuć, zwłaszcza jeśli jesteśmy perfekcjonistami, musimy przekazywać zadania dalej – do specjalisty, do osoby, która potrafi zadanie wykonać (zna wewnętrzne procedury firmy, zajmuje się projektem, ma odpowiednie kompetencje). 

Dopiero to umożliwia prawdziwy rozwój firmy. Delegowanie daje nam więcej czasu na rzeczy istotne, dalekosiężne i nic nam nie zabiera czasu. 

Oczywiście wiążą się z tym pewne przeszkody, które trzeba pokonać. Może dojść do np. starcia między naszą wizją a wizją osoby, której powierzyliśmy zadanie i niekoniecznie będą się one pokrywały. Niemniej warto się docierać. Na przykładzie MP FLOW wręcz „czujemy”, jak praca idzie do przodu. 

Z czego się składa sprawne delegowanie? Oto kilka podpowiedzi: 

  • dobrych, przepracowanych i zrozumiałych dla wszystkich pracowników procesów komunikacji,
  • odpowiednich ludzi, z którymi się dobrze rozumiemy, 
  • kompetencji pracowników: dbamy o nie podczas rekrutacji, wdrożenia i dalszego szkolenia pracowniów,
  • jasno określonych celów, terminów i zadań. 

Często menedżerowie dużych firm mówią mi, że delegowanie jest u podstaw działania ich firmy i wcale nie jest łatwe w nauce. Niemniej jest niezbędne w dalszym i sprawnym rozwoju efektywności firmy. 

Chcesz się nauczyć zarządzać sobą w czasie? A może już to robisz, ale nie widzisz efektów? Daj znać, pomożemy 🙂 

 


jak zacząć prowadzić media społecznościowe

Michalina Patucha

– CEO, psycholog, trener biznesu

Strategię działania i planowanie ma we krwi.  Specjalizuje się w dziedzinie wizerunku, przywództwa i efektywnej komunikacji.

 

Zostaw komentarz